In einem kürzlich erschienenen Beitrag für die Harvard Business Review präsentiert der Risikokapitalgeber Maxwell Wessel eine interessante Idee: Die Automobilindustrie kann viel von Cloud Computing lernen.

Wessel stellt fest, dass die heutigen neuen Transportanbieter wie Uber und Zipcar unsere Beziehung zu Autos verändern, und glaubt, dass einige der Faktoren, die die Transformation in der IT vorangetrieben haben, den Weg in die Zukunft des Transports weisen könnten. So wie das Mieten von IT-Infrastruktur über die Cloud fast immer günstiger ist als der Besitz, so könnte auch das Mieten von Fahrzeugen bald günstiger werden als der Besitz.

Wessel geht in seinem Artikel ausführlicher darauf ein, bietet aber im Allgemeinen ein großartiges Beispiel für disziplinübergreifendes Denken. Es mag auf den ersten Blick nicht so aussehen, als hätten die Automobilindustrie und die IT viel gemeinsam, aber es gibt eindeutig Lehren, die man von beiden lernen kann.

Wessel hat uns zum Nachdenken angeregt: Könnte die Automobilindustrie uns in der IT-Branche einige Lektionen erteilen?

Wie sich herausstellt, kann uns die Autoindustrie das eine oder andere über moderne IT lehren. Genauer gesagt können wir uns Kanban, Toyotas Methode der Just-in-Time-Fertigung, als Lehrbeispiel für die Maximierung der IT-Effizienz ansehen.

Die Grundlagen von Kanban

In seinem Bestreben, die Verschwendung in der Produktion zu beseitigen, begann der japanische Automobilhersteller Toyota in den 1940er Jahren, Supermärkte zu studieren, um die Techniken der Regallagerung auf die Fabrikhalle zu übertragen.

Sie bemerkten, dass die Ladenangestellten die Artikel anhand des Inventars ihres Geschäfts und nicht anhand des Angebots ihres Lieferanten auffüllten. Sie stellten außerdem fest, dass die meisten Kunden das kauften, was sie brauchten, und zwar dann, wenn sie es brauchten. Kurz gesagt, sie haben festgestellt, dass die Supermärkte ihre Lagerbestände an den tatsächlichen Verbrauch angepasst haben.

Nach ihren Forschungen versuchten die Ingenieure von Toyota, ihre Methoden zu überdenken und einen neuen Ansatz zu entwickeln, der den Bestand mit der Nachfrage in Einklang bringt und höhere Qualitäts- und Durchsatzraten erreicht. Heute verwendet Toyota das Just-in-Time-Kanban-System, um die Effizienz zu maximieren. Sie definieren die Just-in-Time-Fertigung als die Herstellung von „nur dem, was benötigt wird, wenn es benötigt wird, und in der benötigten Menge“.

Kanban ist stark auf Kommunikation durch visuelles Management angewiesen. Kanban-Karten signalisieren, dass ein Produkt, ein Teil oder ein Bestand aufgebraucht ist. Beim Empfang löst das Kanban-Signal die Nachbestellung des entsprechenden Produkts, Teils oder Lagerbestands aus. Der Konsum treibt die Nachfrage nach mehr Produktion an, und Produkte werden nur dann hergestellt oder bestellt, wenn sie benötigt werden.

Generell maximieren Just-in-Time-Methoden wie Kanban die Effizienz und reduzieren Verschwendung. Inspiriert von Supermärkten und umgesetzt in der Automobilproduktion nutzen viele Unternehmen heute die Prinzipien von Kanban, um in diesen Schlüsselbereichen zu helfen.

Die 4 Hauptprinzipien von Kanban.

Wie Leankit in seiner Erklärung zu Kanban anmerkt, basiert Kanban auf der grundlegenden Wahrheit, dass man sein Ziel nicht erreichen kann, ohne vorher zu wissen, wo man sich befindet. Kanban lässt sich auf vier Kernprinzipien reduzieren:

Arbeit visualisieren
Work in Progress begrenzen
Fokus auf den Flow
Kontinuierliche Verbesserung

Ob Sie Autos herstellen, einen Supermarkt leiten oder, wie wir hier erläutern werden, die IT verwalten – diese vier Prinzipien tragen wesentlich dazu bei, Verschwendung zu minimieren und die Effizienz zu maximieren. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf jedes dieser vier Prinzipien und wie sie auf die moderne IT angewendet werden könnten.

Prinzip 1: Arbeit visualisieren

Das Ziel von Kanban ist es, positive Veränderungen vorzunehmen, um den Arbeitsfluss im System zu optimieren. Das beginnt mit der Visualisierung der Arbeit.

Toyota verwendet Kanban-Karten, um Arbeit zu visualisieren. Die Karten enthalten Informationen wie den Namen des Produkts, den Code und den Lagerort. Kanban-Karten werden verwendet, um Teile abzurufen und um mitzuteilen, welche Teile verwendet wurden. Diese begannen als physische Karten und haben sich entwickelt zu „E-Kanban“, das sich stärker auf das Digitale verlässt.

Da jedes Teil seinen eigenen einzigartigen Code hat, kann Toyota Teile und Inventar im Workflow verfolgen, entsprechend anpassen und Bestellungen aufgeben. Das ist auch in anderen Kontexten äußerst nützlich und bildet heute die Grundlage vieler Projektmanagement-Tools.

Das Projektmanagement-Tool Trello bietet ein hervorragendes Beispiel für die Visualisierung von Arbeit. Darauf können Sie Boards (übergeordnete Projektgruppen), Listen (Arbeitsphasen) und Karten (einzelne Projekte) erstellen. Bei einem Schreibprojekt könnten Sie beispielsweise Listen für eingehende Anfragen, in Arbeit befindliche Arbeiten, eingereichte Arbeiten, Arbeiten, die gerade bearbeitet werden, und abgeschlossene Arbeiten führen.

Wenn Sie sich Ihre Listen ansehen, können Sie feststellen, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis ein Inhalt von einer eingehenden Anfrage bis zur Fertigstellung bearbeitet wird. Sie können auch sehen, ob es in irgendeiner Phase des Prozesses ein großes Backup gibt. Wenn die Arbeit schnell durch jede Liste floss, aber dann in den Bearbeitungsphasen stecken blieb, wäre das zum Beispiel ein Zeichen dafür, dass Sie ein Problem bei der Bearbeitung haben, um das Sie sich kümmern müssen.

Wie bereits erwähnt, kann man sein Ziel nicht erreichen, ohne vorher zu wissen, wo man sich befindet. Die Visualisierung von Arbeitsabläufen zeigt Ihnen genau, wo Sie sich befinden und gibt Ihnen direkten Einblick in den Arbeitsfortschritt.

Die IT ist oft nicht so linear wie beispielsweise die Automobilindustrie, aber die Visualisierung von Arbeit ist dennoch möglich und nützlich.

Bei der Visualisierung der Arbeit in der IT geht es vor allem um zwei Dinge: welche Ressourcen Sie zur Verfügung haben und wie diese Ressourcen genutzt werden. Die Feststellung, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen – von Bandbreite über Speicherplatz bis hin zu Cloud-Computing-Leistung – zeigt Ihnen, was Sie verwenden können. Zu identifizieren, wie und wann diese Ressourcen genutzt werden, zeigt Ihnen, wie viel Prozent davon Sie tatsächlich benötigen. Ist Ihr Bandbreitenbedarf gleichbleibend? Wie viel Speicherplatz auf Ihrem lokalen Server nutzen Sie? Welche Anwendungen verbrauchen die meisten Ressourcen?

Überwachungslösungen, die Ihre gesamte IT-Überwachung an einem Ort bündeln, verdeutlichen den Nutzen der Visualisierung Ihrer Arbeit. Wenn Ihre Überwachung unzusammenhängend ist, kann es schwierig sein, zu erkennen, was Sie benötigen und warum Sie es benötigen. Wenn alles an einem Ort versammelt ist, können Sie beginnen, das wirklich Notwendige zu erkennen.

Auch wenn man natürlich keine physischen Karten auf den Datenverkehr in seinem Netzwerk platzieren kann, basiert diese Art der Visualisierung auf dem gleichen Prinzip und verfolgt das gleiche allgemeine Ziel.

Prinzip 2: Work in Progress begrenzen

Wenn weniger Autos auf der Straße sind, gibt es weniger Verkehr. Ganz einfach, oder?

Das ist die Grundidee hinter dem, was wohl das wichtigste Prinzip von Kanban ist: die Begrenzung der laufenden Arbeiten. Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Projekte verlangsamt alles. In der Fertigung vergeudet ein Aufgabenwechsel während eines Projekts Zeit und Ressourcen.

Die gleichzeitige Produktion von 10.000 Motoren hätte beispielsweise wenig Sinn, wenn nur 1.000 Lastwagen benötigt würden. Wenn Projekte just-in-time abgeschlossen werden, läuft alles schneller – und es gibt auch viel weniger Verschwendung durch ungenutzte Bestände.

Leankit bringt es am besten auf den Punkt:

Irgendwie halsen wir uns alle mehr Arbeit auf, als wir bewältigen können, beginnen neue Aufgaben, bevor wir die bestehenden abschließen... und dann vergessen wir, einige von ihnen zu erledigen oder die Qualität unserer Arbeit leidet, weil wir von all dem überwältigt werden.

Das Setzen von Grenzen für die laufende Arbeit sollte Priorität haben, um die Nachteile von verschwendeter Zeit, Aufwand und Ressourcen zu vermeiden. So wie Toyota festgestellt hat, dass die Priorisierung einiger Aufgaben den Arbeitsablauf verbessert und die Zeit für die Erledigung verkürzt, können auch andere Unternehmen den Arbeitsablauf verbessern und die Effizienz maximieren, indem sie wichtige Projekte explizit priorisieren.

Auch wenn dies nicht eins zu eins auf die IT übertragen werden kann, gibt es auch hier Lektionen zu lernen. Die meisten IT-Abteilungen kennen das Problem der Brandbekämpfung besser als das proaktive Vorangehen; IT-Fachleute stehen ständig unter Druck, alles gleichzeitig zu erledigen.

Das mag zwar den Anschein erwecken, als würde es die unmittelbaren Probleme lösen, aber es ist wesentlich produktiver, sich auf die wichtigsten Projekte zu konzentrieren. Die Zuweisung von Zeit und Ressourcen ausschließlich für die wichtigsten Projekte und die Verschiebung aller anderen Aufgaben bis zum Abschluss dieser Projekte stellt für die meisten Unternehmen, geschweige denn für ihre IT-Abteilungen, eine erhebliche Änderung der Ausrichtung dar. Dadurch können Projekte schneller abgeschlossen werden und die Qualität der Arbeit kann sich sogar verbessern.

Die größte Schwierigkeit bei der Minimierung der laufenden Arbeit besteht darin, herauszufinden, welche Projekte überhaupt priorisiert werden sollen. Manche Projekte auszulassen, um sich auf andere zu konzentrieren, mag kontraproduktiv erscheinen, ist aber in Wirklichkeit viel effizienter, als zu versuchen, alles gleichzeitig anzugehen.

Prinzip 3: Fokus auf Fluss

Die Prinzipien drei und vier, die sich auf den Fluss und die kontinuierliche Verbesserung konzentrieren, bauen auf den Grundlagen der Prinzipien eins und zwei auf.

Sobald Sie die laufenden Arbeiten minimiert und begonnen haben, Ihre gesamte Arbeit zu visualisieren, können Sie mit den Verbesserungsphasen des Kanban-Systems beginnen.

Flow ist im Kanban unerlässlich; der ganze Sinn der Einführung eines Kanban-Systems ist es, positive Veränderungen zu bewirken. Fortschritt ist der Name des Spiels. Indem Sie untersuchen, wie Wert derzeit durch das System fließt, Problembereiche analysieren, in denen der Wertfluss stagniert, und Änderungen definieren und dann umsetzen, können Sie beginnen, Fortschritte zu erzielen. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, wiederholen Sie den Zyklus – prüfen Sie, ob Ihre Änderung positive oder negative Auswirkungen hatte.

Kanban ist kein Prozess, den man einmal einrichtet und dann vergisst; im Gegenteil. Das Ziel der ersten beiden Schritte ist es, Ihren Arbeitsablauf zu verwalten und die Effizienz zu verbessern.

In der IT geht das alles auf die Überwachung zurück, auch wenn Sie zufällig keine zentrale Überwachungslösung verwenden. Sie haben die für Sie wichtigsten Projekte identifiziert und mit der Arbeit daran begonnen. Sie haben ein System eingerichtet, um zu sehen, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und wie sie genutzt werden. Jetzt können Sie herausfinden, wie Sie verschiedene Ressourcen bereitstellen können, um die Effizienz zu maximieren, und wie sich Projekte, an denen Sie arbeiten, auf den Arbeitsfluss auswirken können.

Prinzip 4: Kontinuierliche Verbesserung

All das führt uns zum letzten Prinzip von Kanban: kontinuierliche Verbesserung. Wir haben dies in unserem obigen Abschnitt über die Priorisierung von Abläufen angedeutet.

Sobald Ihr Kanban-System eingerichtet ist, wird es zum Grundstein für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Durchfluss messen. Sehen Sie, wie die Ressourcen genutzt werden. Sehen Sie, wie lange Projekte zur Fertigstellung benötigen. Prüfen Sie, ob Sie die gesamte Bandbreite nutzen, die Ihnen zur Verfügung steht. Prüfen Sie, ob die Einführung einer Cloud-Lösung die von Ihnen erwartete Wirkung erzielt.

Das Wichtigste, was man sich dabei merken sollte, ist: Stillstand ist Ihr Feind. Sie möchten Fortschritt und Entwicklung sehen, selbst wenn das bedeutet, Änderungen vorzunehmen, die sich als falsche Entscheidung herausstellen.

Die Schönheit eines von Kanban und Just-in-Time-Techniken inspirierten IT-Ansatzes liegt darin, dass dies nicht nur ein hypothetischer Ansatz ist – es gibt Lösungen, die helfen, diese Art des Denkens in reales Handeln umzusetzen.

Betrachten wir eine hypothetische Situation, in der die IT-Infrastruktur eines Unternehmens um ein unternehmenseigenes Rechenzentrum herum aufgebaut wurde. Nachdem das Unternehmen Projekte priorisiert und den Arbeitsablauf visualisiert hat (verfügbare Ressourcen versus genutzte Ressourcen), gibt es nur begrenzt viel, was sie tun können, um den Flussfluss zu verbessern und letztlich darauf hinzuarbeiten, Effizienz zu maximieren und Verschwendung zu minimieren.

Egal was passiert, sie wären an die Ressourcen gebunden, in die sie investiert hatten – selbst wenn die Nachfrage stieg oder fiel. Darüber hinaus würde dieses Unternehmen auch gegen das Prinzip der Minimierung der unfertigen Erzeugnisse arbeiten. Wie kann man von ihnen erwarten, dass sie in ihren Kernkompetenzen hervorragende Leistungen erbringen, wenn sie erhebliche Ressourcen in die Verwaltung ihres Rechenzentrums und ihrer IT-Infrastruktur investieren müssen?

Vergleichen Sie dies nun mit einem moderneren Unternehmen, dessen IT-Infrastruktur auf einer Kombination aus lokalen, kollokierten und Cloud-Ressourcen basiert. Nachdem das Unternehmen die gleiche Übung zur Priorisierung von Projekten und zur Visualisierung von Arbeitsabläufen durchgeführt hatte, konnte es seine Ressourcen on-the-fly an die aktuelle Nachfrage und die Art der zu erledigenden Arbeit anpassen.

Sollten sie beispielsweise einen Anstieg der Nachfrage feststellen, könnten sie die flexiblen Serviceoptionen von Digital Realty DIA (dedizierter Internetzugang) nutzen, die automatische Skalierbarkeit bieten. Das Gleiche gilt für andere Ressourcen. Wenn das Unternehmen einen extremen Überschuss an Rechenleistung durch die öffentliche Cloud feststellt, kann es schnell und einfach den Maßstab reduzieren und verschlanken. Flexibilität lässt sich wesentlich leichter erreichen, wenn man nicht an eine eigene physische Infrastruktur gebunden ist.

Die Vielzahl der Optionen, die durch einen Dienstleister für Rechenzentrum wie Digital Realty verfügbar sind, ermöglichen es Ihnen, Ihre IT-Infrastruktur direkt an Ihre Bedürfnisse, Projekte und Abläufe anzupassen – genau wie wir oben beschrieben haben.

Kanban: Maximale Effizienz und minimale Verschwendung

Sie sind wahrscheinlich kein Automobilhersteller. Das Gute daran ist, dass man das auch nicht sein muss, um die Effizienz mit der bewährten Kanban-Methode zu steigern.

Durch die Visualisierung der Arbeit, die Begrenzung von Work in Progress, die Fokussierung auf den Flow und das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung können Sie die Ära der starren, unveränderlichen IT hinter sich lassen und in die Ära der Flexibilität und maximalen Produktivität eintreten. Die Ressourcen, die Ihnen als IT-Fachkraft zur Verfügung stehen, sind nützlicher und flexibler als je zuvor. Wie sich herausstellt, können wir von Toyota und anderen schlanken Herstellern eine Menge darüber lernen, wie wir diese neuen Möglichkeiten zu unserem Vorteil nutzen können.

Was Toyota Ihnen über moderne IT beibringen kann